Cosa sono i KPI
L’indicatore chiave di prestazione (o key performance indicator) è una metrica che indica il livello di raggiungimento di un dato obiettivo da parte di un individuo, di un reparto o di un’azienda. Prima di qualificare i vari KPI, è necessario conoscere gli obiettivi aziendali e come sono diversificati tra i vari reparti e settori.
Nonostante questi obiettivi siano diversi, essi devono condurre al raggiungimento di un risultato comune, ovvero il soddisfacimento dei principali obiettivi aziendali.
Questi faranno parte di una strategia di medio-lungo termine e solo una volta definiti, sarà possibile dichiarare i vari KPI rilevanti per l’azienda e per ogni settore di questa.
La finalità degli indici di performance è di misurare le prestazioni relative a fattori che sono critici ai fini del raggiungimento del successo durevole.
I KPI sono un dato numerico variabile in modo discreto o continuo che consente di trarre indicazioni di tendenza di un fenomeno. Può derivare da una misura oggettiva di una grandezza e quindi rappresentare l’obiettivo stesso, od essere ottenuto rapportando il valore del risultato ad un valore preso a riferimento o ad altri elementi ad esso comparabili. Gli indicatori possono essere espressi in termini assoluti o percentuali, per ognuno dei quali viene stabilita una metrica e un valore di tolleranza che riflette l’obiettivo che si vuole raggiungere.
In relazione alle criticità evidenziate il suggerimento è quello di creare degli indici che riescano a guidare le scelte dell’azienda verso l’efficientamento operativo. Il monitoraggio costante dei processi e il calcolo di alcuni indici potranno dare una misura delle performance relative all’operato aziendale.
Al fine di poter trovare le giuste soluzioni, in linea con le richieste aziendali, si prevede l’applicazione di una serie di misure di performance. L’utilizzo dei KPI permette un’analisi dello stato attuale dell’azienda, al fine di riuscire ad apportare le giuste correzioni in futuro ed assumere decisioni tattiche e strategiche con maggiore cognizione di causa, decisioni che non siano solo il risultato di intuizioni, ma che abbiano una base solida di informazione aggiornata e accurata.
I KPI sono pensati per ogni processo logistico che si vuole analizzare. Di seguito verranno proposti i vari indicatori per i processi di:
- Ricevimento;
- Stoccaggio;
- Prelievo;
- Spedizione.
È possibile definire degli obiettivi di fondo, per ogni processo individuato, quali:
- Ricevimento merci: ridurre il tempo di attesa dei materiali, procedere alla corretta identificazione del materiale ed al suo corretto smistamento;
- Stoccaggio: evitare lo smarrimento del materiale all’interno del magazzino evalutare l’occupazione del magazzino per mezzo di indicatori che misurano la saturazione volumetrica e superficiale del magazzino;
- Prelievo: minimizzare il tempo di prelievo e ridurre gli errori di identificazione e smistamento;
- Spedizione: ridurre al minimo gli errori nella preparazione delle unità di spedizione e nella documentazione relativa.
KPI per il processo di ricevimento
Il ricevimento dei materiali in ingresso è il primo processo che si attiva in un’azienda. Compito di questo processo è fare in modo che il materiale proveniente da un altro nodo logistico sia riconosciuto e predisposto per entrare nel nodo logistico. In questa fase avviene lo scarico del mezzo di trasporto, il riconoscimento delle unità di carico tramite documento di trasporto, il deposito del materiale in un’apposita area di sosta, l’inserimento dei dati all’interno del sistema informativo, il controllo dei materiali ed il loro smistamento.
Tenere sotto controllo il processo di ricevimento, significa monitorare: l’approvvigionamento dei materiali, i fornitori e le prestazioni degli addetti adibiti a tale attività.
KPI per il processo di stoccaggio
Lo stoccaggio dei materiali è sicuramente la fase più importante di tutto il processo logistico. Il materiale è conservato all’interno dei magazzini nella locazione più opportuna per il successivo prelievo. In questa fase sono posizionati i materiali nelle loro ubicazioni dopo che sono entrati nel nodo logistico dopo la fase di ricevimento, oppure a seguito di riorganizzazione del materiale per ottimizzare il prelievo. Obiettivo di questo processo è evitare lo smarrimento del materiale all’interno del nodo.
Misurare questo processo permette di avere delle specifiche maggiori per poter analizzare meglio la situazione. Gli indicatori di performance focalizzano l’attenzione sull’utilizzo dello spazio e delle risorse impiegate per l’attività di immagazzinaggio.
KPI per il processo di prelievo
Il processo di prelievo è inteso come il prelievo dei pallet dalle postazioni di magazzino alla zona di preparazione carico dei camion. In questa fase vengono definiti i prelievi che è necessario effettuare, vengono prelevati i materiali, identificati, controllati e smistati nelle varie destinazioni.
Il prelievo dei pallet è composto dal percorso di andata e ritorno dalla posizione di
stoccaggio, il prelievo di un pallet prevede due cicli semplici. Obiettivo di questo processo è quello di rendere breve la fase di prelievo e di ridurre gli errori di identificazione e smistamento.
KPI per il processo di spedizione
Il processo di spedizione si attiva all’arrivo di un ordine da parte del cliente ed è l’ultima attività logistica che si attiva in azienda. In questo processo il materiale prelevato viene preparato per essere trasferito all’esterno del nodo logistico, pertanto è necessario formare le unità di spedizione, predisporre la documentazione necessaria e disporre le unità di spedizione nell’apposita area in attesa che il materiale venga trasferito. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre al minimo gli errori nella preparazione delle unità di spedizione e nella documentazione relativa.
Il monitoraggio del processo di spedizione è molto importante, in quanto è l’interfaccia con i clienti esterni dell’azienda.
I kpi della logistica dipendono dalle esigenze di ogni azienda, dagli obiettivi che perseguono e dalle contingenze del momento. Questi che abbiamo presentato sono alcuni tra o più utilizzati, ma devono essere adattati ad ogni azienda particolare. L’uso improprio o di indicatori che non corrispondono con la realtà solo servirà a confondere, ma non aiuterà l’impresa a monitorare i suoi processi interni.
I KPI secondo ESSE
ESSE, azienda logistica che offre servizi logistici principalmente in Emilia Romagna, Veneto e Toscana, nasce dall’esperienza pluriennale dei manager e fornisce alle aziende progetti bespoke sia in modalità outsourcing, sia mediante consulenze logistiche manageriali on-site, con livelli di efficienza tali da garantire la certezza di un servizio logistico di assoluta affidabilità.
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