Inventario di magazzino: cos’è, perché farlo e come renderlo efficace

inventario magazzino

L’inventario è una pratica importantissima e obbligatoria per molte aziende,  spesso trascurata o sottovalutata, che ha come obiettivo quello di valutare le giacenze di materiali, prodotti e semilavorati rimasti in magazzino. Si tratta di una procedura essenziale per pianificare l’approvvigionamento e le fasi di distribuzione delle merci. 

Che cos’è e a cosa serve fare un inventario di magazzino?

Un inventario è l’elenco ordinato e dettagliato di tutti i beni che un’azienda conserva nel proprio magazzino.
I materiali vanno raggruppati per categorie omogenee per essere classificati e valutati in base alle loro caratteristiche.  

Un errore molto frequente, quando si tratta di fare l’inventario, è quello di affidarsi ad esterni inesperti, pratica che porta inevitabilmente a risultati operativi insoddisfacenti a fronte di spese eccessive. Gli errori in fase di inventario prima o poi andranno ad incidere sull’intero processo di lavoro in magazzino, creando problemi a livello organizzativo. 

Per impostare un inventario efficace, che permetta di avere sempre il massimo controllo sulle merci circolanti in magazzino, è importante: 

  • fare un elenco di tutti i beni in giacenza. 
  • raggruppare i prodotti per categoria.
  • determinare il valore economico di ogni prodotto. 
  • inserire queste voci all’interno del bilancio aziendale.

Tipi di inventario  

I tipi di inventario dipendono dalla periodicità con cui viene realizzato il conteggio. 

  1. Inventario annuale: si realizza in chiusura di esercizio, solitamente nei primi giorni di Gennaio. Questa tipologia di inventario è particolarmente diffusa nelle aziende che non dispongono di grandi quantità di referenze. Lo svantaggio è che rende più difficile individuare in tempo utile eventuali incongruenze nel conteggio. 
  2. Inventario a rotazione: il conteggio viene effettuato periodicamente a seconda delle esigenze dell’azienda. 
  3. Inventario permanente: il controllo viene effettuato mediante un software di magazzino. Il sistema si aggiorna in tempo reale e rileva tutti i movimenti di merci senza interrompere l’attività di magazzino. 

5 motivi per realizzare un inventario in magazzino 

  1. Fa emergere eventuali problemi del magazzino. Riesce ad individuare episodi di merce danneggiata, ordini non processati e prodotti mancanti.
  2. Assicura il raggiungimento degli obiettivi aziendali Molto spesso in magazzino possono emergere delle discrepanze su quantità/presenza della merce, e l’inventario offre la possibilità di correggere questi errori in tempo utile. 
  3. Mostra il successo dei prodotti Un inventario ben fatto mette in luce i prodotti più venduti e apprezzati dai clienti, ed è un punto di partenza importantissimo per impostare strategie di vendita. 
  4. Permette di pianificare i nuovi ordini L’inventario offre la possibilità di individuare con chiarezza quali sono le merci in esaurimento, e con rapidità impostare i nuovi ordini. 
  5. Rafforzare le strategie di prezzo L’inventario di magazzino ha un pregio: offre l’opportunità al team aziendale di rilevare le strategie di prezzo in modo tale da massimizzare i profitti. 

Come fare l’inventario  

Ecco i passaggi indispensabili per fare bene l’inventario di magazzino: 

  1. Determinare la metodologia dell’inventario in base alla tipologia di scorte immagazzinate. 
  2. Formare gli operatori addetti al magazzino su quali misure adottare e come utilizzare gli strumenti con cui fare l’inventario. 
  3. I periodi di minore attività sono l’occasione giusta per l’inventario in quanto non si limitano le fasi operative del magazzino. 
  4. L’inventario paralizza l’ingresso e l’uscita delle merci, questo obbliga i responsabili della logistica a pianificare tale operazione in anticipo e informare sia i fornitori sia i clienti in tempi utili. 
  5. I dispositivi e la documentazione necessaria per realizzare l’inventario devono essere preparati in anticipo per evitare problemi all’ultimo minuto.

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